MS Office und auch andere populäre Office-Anwendungen, wie z.B. Adobe Acrobat speichern einen ganzen Batzen an “unsichtbaren” Informationen in den jeweiligen Excel-, Word-, Powerpoint oder PDF-Datei. Immer dann, wenn eine Datei an jemand anderen weitergegeben wird, kann dieser Daten auslesen, die ggf. nicht für seine Augen bestimmt sind.

Solche Daten können z.B. den Namen des Dokumenten-Erstellers, das Speicherdatum, Kommentaren, die während der Dokumenten-Erstellung eingegeben wurden oder sogar Rechnernamen im Netzwerk usw. umfassen. (Mehr Informationen darüber finden sich z.B. hier.)

Microsoft hat freundlicherweise ein Tool geschrieben, das alle (so wird behauptet) solcher versteckten Informationen aus einer Office-Datei entfernt und eine “saubere” Version, die dann weitergegeben werden darf, auf der Platte speichern kann. Alternativ gibt es das (für Privatanwender) kostenlose Tool DocScrubber. Das entfernt nicht nur verborgene Daten, kann sie auch netterweise auslesen

Wer schon einmal ein wirklich langes Dokument in Word geschrieben hat weiß, dass Microsofts Luxuseditor ab spätestens 35, 40 Seiten anfängt böse zu mucken. Was ich noch nicht wusste ist, dass man die Mucken in manchen Fällen auch abstellen kann, bzw. dass eignetlich nicht Word der Übeltäter ist, sondern -wie so oft- der Benutzer.

Word bietet zumindest seit Version 2000 eine Funktion an, mit der sich Änderungen an Dokumenten verfolgen lassen. Das ist eigentlich eine ganz nützliche Funktion, die die Zusammenarbeit von verschiedenen Leuten, insbesondere das Überarbeiten von Dokumenten, ziemlich erleichtert.

Diese Funktion wird über [Extras] –> [Änderungen verfolgen] aktiviert.

Das lästige daran ist allerdings, dass Word JEDE Änderung, die ab diesem Zeitpunkt gemacht wird, sozusagen “im Vorborgenen” in einer Änderungshistorie speichert. Das bläht verständlicherweise das Dokument immens auf, wenn man vergisst die Funktion wieder zu deaktivieren. Und das sorgt früher oder später natürlich für deftige Probleme.

Heute habe ich im Büro ein 70 Seiten langes Word-File in die Hände bekommen, das quasi nicht mehr editierbar war, weil irgendwer irgendwann die “Änderungen verfolgen” Option aktiviert hat. Man kann sich sehr leicht vorstellen, welch Datenwust in einem Dokument, das 2002 erstellt und seit diesem Zeitpunkt permanent von verschiedenen Leuten aktualisiert, erweitert und überarbeitet wurde, vorhanden sein muss. So ist es auch nicht verwunderlich, dass das Dokument quasi nicht mehr editierbar war.

Ein weiser alter Mann Kollege gab mir den Tipp nachzusehen, ob vielleicht die Änderungs-Funktion aktiv war und falls ja die Änderungshistorie zu löschen. In Word heißt das, dass man die Änderungen “annimmt”.

Danach sieht das Dokument wieder “normal” aus und die Größe des Dokuments sinkt enorm. Bei meinem 70 Seiten Dokument waren das schlappe 5 Megabyte!

Blöderweise ist die Änderungen-Verfolgen-Funktion noch immer aktiv: tippt man weiter, fällt einem das schnell auf:

Entgültige Abhilfe schafft nur die komplette Deaktivierung durch [Extras] –> [Änderungen verfolgen] oder den Klick auf das entsprechende Icon in der Icon-Leiste!

Fazit: “Änderungen verfolgen” ist eigentlich eine nützliche Funktion. Sie kann nur böse nach hinten losgehen, wenn man vergisst sie wieder abzustellen!

(Screenshots gemacht mit Office 2003; In Office 2000 sieht das ganze etwas anders aus, die Funktionen sind aber gleich benannt)